Giải pháp quản lý phòng họp thông minh

Quản lý phòng họp thông minh đang trở thành xu thế của các doanh nghiệp, nó giúp cho doanh nghiệp có thể vận hành tốt hơn, hiệu quả hơn. Với các doanh nghiệp lớn có nhiều phòng họp việc lên lịch họp tốn rất nhiều thời gian và công sức. Nếu chỉ lên bằng tay ghi chép giấy tờ thì việc sắp xếp sẽ rất khó, thêm vào đó lịch chồng chéo rất dễ gây nhầm. Đây là giải pháp giúp các doanh nghiệp đặt lịch họp nhanh chóng. Khi người dùng đặt lịch họp, ngoài việc thông báo cho những người tham gia họp. Hệ thống có thể tự động đồng bộ vào các thiết bị màn hình bên ngoài phòng họp để hiển thị thông tin về cuộc họp đang diễn ra, lịch họp tiếp theo là gì. Hãy cùng AV PLUS tìm hiểu về giải pháp phòng họp thông minh và cách quản lý vận hành phòng họp thông minh.

Phòng họp thông minh là gì?

Phòng họp thông minh là giải pháp giúp cho người dùng có thể vận hành, sử dụng các thiết bị trong phòng họp một cách nhanh chóng và dễ dàng: Các thiết bị phòng họp gồm Hệ thống âm thanh, máy chiếu, màn chiếu, hội nghị truyền hình, đèn, rèm cửa…

Các thiết bị cần có trong phòng họp thông minh

Bộ hội nghị truyền hình: Đây là giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp khi sử dụng việc họp online. Với tính năng kết nối các điểm gọi và số người tham dự lớn lên tới hàng trăm người, các dữ liệu chia sẻ trong cuộc họp được chia sẻ theo thời gian thực. Bộ hội nghị truyền hình gồm các thiết bị như: Webcam, micro, màn hình, loa, codec, Mcu và các thiết bị phần mềm.

Màn hình hiển thị: Đây là thiết bị được thu hút nhất trong khi chúng ta bước vào phòng họp, giúp chúng ta có thể chia sẻ các ý tưởng qua các slide hoặc giúp chúng ta có thể nhìn thấy các thành viên đang họp online.

Trình chiếu không dây: hệ thống trình chiếu không dây cho phép người dùng chia sẻ các tài liệu, file lên màn hình một cách đơn giản chỉ bằng 1 cú nhấp chuột.

Bộ xử lý âm thanh kỹ thuật số: Dùng để căn chỉnh âm thanh với độ chính xác cực cao, khả năng mở rộng hệ thống cực tốt do có thể lập trình theo yêu cầu của người dùng.

Hệ thống điều khiển trung tâm: Đây được coi là trung tâm bộ não của hệ thống AV dùng để điều chỉnh, kết nối các thiết bị

Màn hình đặt lịch phòng họp: Đây là màn hình hiển thị thông tin cuộc họp như: Tên người đặt phòng họp, thời gian cuộc họp trong bao lâu, cuộc họp nhằm mục đích gì. giúp cho việc quản lý phòng họp trở nên dễ dàng hơn.

Những lợi ích của quản lý phòng họp thông minh

• Tiết kiệm thời gian trong việc đặt phòng
• Tiết kiệm nguồn lực công ty, không cần phải có người loay hoay, tổng hợp thông tin dẫn tới đặt phòng bị khó khăn
• Không bị gián đoạn phòng họp do có người vào nhầm
• Thao tác dễ dàng, chọn phòng, thời gian, mô tả thành viên tham gia nhanh chóng
• Gửi thông tin nhanh chóng: sau khi đặt phòng gmail sẽ tự động gửi tới các thành viên tham gia cuộc họp

Các Phương pháp quản lý phòng họp thông minh

Có rất nhiều cách để quản lý phòng họp, tuy nhiên thông thường có 2 cách phổ biến và nhanh nhất

• Sử dụng hệ thống nội bộ: ở đây khi lắp đặt các thiết bị quản lý phòng họp sẽ có ứng dụng và tài khoản quản trị. Thông thường khi cần đặt sẽ báo lễ tân hoặc đặt trên server. Sau đó sẽ tìm kiếm các phòng họp chưa có người đặt và điền các thông tin như: Người đặt phòng, thời gian họp, tên cuộc họp ( Ở đây sẽ không hiển thị tên người tham gia)
• Sử dụng qua nền tảng Microsoft 365: Đây là giải pháp đặt lịch từ xa qua email, có thể add những người tham gia cuộc họp để thông báo. Các thông tin sẽ bao gồm: Tên người đặt lịch phòng họp, thời gian họp, tên cuộc họp. Ở nền tảng này chúng ta có thể tạo nhắc hẹn khoảng thời gian diễn ra cuộc họp. Ví dụ: 15 Phút trước khi diễn ra cuộc họp, lúc này hệ thống sẽ thông báo thời gian trước khi.

Với nhiều tiện ích mang lại hiện nay những doanh nghiệp, tập đoàn đang chuyển đổi sang quản lý phòng họp một cách thông minh.

Dự án lắp đặt hệ thống quản lý phòng họp cho Pepsico Hồ Chí Minh với quy mô 25 phòng họp ( gồm cả phòng họp nhỏ và phòng họp lớn) Chúng tôi thiết kế giải pháp của hãng Crestron

Liên hệ với chúng tôi để thiết kế hệ thống quản lý phòng họp theo thông tin sau

Số điện thoại: 0904 249 481 – 0989 678 419

Địa chỉ: 17 Đinh Núp, Phường Yên Hòa, Quận Cầu Giấy, Hà Nội

Email: info@avplus.com.vn

Website: avplus.com.vn

Facebook: avpluscorporation

Tags: giải pháp quản lý phòng họp thông minh, phòng họp thông minh, quản lý phòng họp thông minh